11 Juil Pourquoi mettre en place un moteur de recherche interne en entreprise ?
Qu’est-ce que l’Intelligent Search ? C’est un moteur de recherche interne à une entreprise. Via cette plateforme, ce sont des contenus auxquels seuls les employé(e)s de l’entreprise peuvent accéder. Novatrice, l’Intelligent Search gagnerait à être plus démocratisée.
Même si la spécificité d’un moteur de recherche interne a été dévoilée en ouverture, d’autres explications s’imposent. Le principe de l’intelligent search, c’est de regrouper toutes les données informatives nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise en un seul lieu.
Aujourd’hui, près de 40 % des organisations rencontrent des difficultés pour retrouver un document au sein de leurs bases de données. Pour les salarié(e)s, cela signifie 8 recherches avant de trouver le bon fichier. Pour les cadres, c’est souvent plus long. Selon une enquête publiée par IHS collections, ces derniers consacrent en moyenne 1/3 de leur temps à chercher des informations. Quelle perte de temps pour réaliser une tâche qui devrait être d’une simplicité enfantine…
Un moteur d’intelligent search fonctionne comme Google mais de façon close. La plateforme regroupe les données contenues dans les e-mails, les fichiers, les bases de données, etc. et les réunit en un seul lieu. Pour y avoir accès, les salarié(e)s n’ont plus qu’à se rendre sur la plateforme. En employant quelques mots-clés, ils ont accès en quelques secondes à ce qu’ils recherchent.
Pourquoi mettre en place un moteur de recherche interne en entreprise ?
Arrêtez de perdre de l’argent
Même si vous n’en êtes pas réellement conscient, le simple fait de passer de longues minutes, voire de longues heures à la recherche d’informations a un coût beaucoup plus important que vous pouvez le penser. Dans une étude parue sur antinno.fr, ce coût est estimé à 5 000 €/an/salarié. Précision importante, cette estimation ne prend pas en compte les heures consacrées à l’archivage. Autrement dit, si l’on rajoutait l’archivage, la facture serait encore plus salée. Chaque minute que vos salarié(e)s consacrent à l’exploration des fichiers en quête d’une donnée est une minute qui affecte négativement sa productivité, pire encore… la balance financière.
Par des investissements dans une plateforme d’intelligent search, vous contrecarrerez ces éléments de faiblesse. Et sur le plan financier, cela se traduira par des caisses (enfin) renflouées.
Imaginez ne plus avoir à consacrer un temps fou à rechercher un document dans vos bases de données
Optimisez la productivité de vos salarié(e)s
La recherche d’informations est associée à un phénomène souvent appelé “l’employé fantôme”. Réfléchissez une minute… Si 20 % du temps d’un salarié est dédié à la recherche d’informations au sein de nombreuses bases de données, cela signifie que seuls 4 salarié(e)s sur 5 sont réellement productifs. Eh oui… Sans la mise en place d’un système d’archivage, votre équipe ne sera jamais productive à 100%.
Mettre en place une plateforme utilisant l’intelligent search, c’est donc en finir avec cette situation. Dorénavant, 100 % du temps de l’ensemble de vos salarié(e)s pourra être consacré à votre activité réelle. Avec la totalité de leur temps dédiée au cœur de votre activité, vos salarié(e)s seront bien plus performants et obtiendront de bien meilleurs résultats.
Il est grand temps d’adopter une plateforme d’intelligent search
En conclusion, l’utilité de l’intelligent search n’est plus à démontrer, c’est une évidence. Plus qu’un moteur de recherche BtoB, cette technologie novatrice est salvatrice pour les entreprises. Imaginez ne plus avoir à consacrer un temps fou à rechercher un document dans vos bases de données… Hier vous deviez analyser une dizaine de fichiers pour retrouver une information, aujourd’hui vous n’avez qu’à saisir des mots-clés…