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Les logiciels de gestion de flotte automobile sont de plus en plus sophistiqués

Les logiciels de gestion de flotte automobile sont de plus en plus sophistiqués

Afin de bénéficier de l’automatisation du suivi des véhicules de leur flotte, certaines organisations acquièrent une solution logicielle de gestion flotte. Celle-ci permet de voir réuni sur une seule plateforme l’ensemble des données concernant la flotte automobile, y compris celles des prestataires.

La gestion d’une flotte automobile d’entreprise sur un tableau Excel est encore de mise dans certaines entreprises. En fonction des besoins et des enjeux liés au fonctionnement d’une flotte, le tableau Excel peut cependant s’avérer limité. En conséquence, pour bénéficier d’une vision globale de leur gestion et optimiser les coûts liés aux véhicules, certaines organisations ont opté pour des solutions logicielles de gestion ad hoc

Le logiciel offre ainsi au gestionnaire de flotte – ou la personne chargé de la gestion du parc de véhicules de l’entreprise – la possibilité de consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

La centralisation des données

Une solution logicielle de gestion de flotte est une plateforme qui regroupe dans une seule et même base, toutes les informations afférentes à une flotte automobile, quelque soit le nombre de ses véhicules. Le logiciel offre ainsi au gestionnaire – ou la personne chargée de la gestion du parc de véhicules de l’entreprise – la possibilité de consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Utilisable en mode SaaS (pour software as a service) via le Cloud, son accès est possible à partir de n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, Smartphone) connecté à internet. En fonction de l’éditeur, la plateforme peut proposer différentes fonctions : l’importation automatisée des données, la vision globale de la flotte, le suivi des opérations de maintenance, l’analyse des données et l’établissement des rapports, mais aussi de nombreuses fonctions liées à la fiscalité, aux amendes, etc.

L’automatisation de la gestion d’une flotte

L’import des données permet de bénéficier, de façon regroupée sur une seule et même plateforme de l’ensemble des informations en provenance de sources diverses liées au parc automobile, telles que les fournisseurs, les entreprises de location, les RH, etc. La gestion de la flotte s’effectue grâce à une vision globale des véhicules, au travers d’une fiche du véhicule où se trouve la totalité des informations liées, telles que le nom du conducteur, les cartes carburants, les factures, les révisions, le renouvellement ou encore la restitution. L’organisation peut aussi bénéficier d’un suivi de la répartition de la flotte automobile en fonction des marques, du type de véhicule, ainsi que des coûts (TCO, PRK, etc.). Certaines plateformes proposent une fonction complémentaire à la gestion de la flotte, celle des amendes avec une passerelle directe vers l’ANTAI pour la gestion automatisée des infractions. Mais aussi celle liée à la fiscalité en calculant automatiquement la Taxe sur les Véhicules de Société ou des formulaires (cerfa, etc.).

Celles-ci peuvent être personnalisées pour les conducteurs, les managers ou le responsable des véhicules professionnels

Pour les véhicules en auto-partage, une brique de réservation peut être jointe, permettant l’identification immédiate des véhicules disponibles, l’état des réservations et les retards. Ce qui permet de contrôler en temps réel les entrées et sorties des véhicules.

Autre possibilité de fonction offerte par la plateforme : l’envoi d’alertes. Celles-ci peuvent être personnalisées pour les conducteurs, les managers ou le responsable des véhicules professionnels. Il est possible par exemple de s’envoyer des alertes liées à des échéances importantes, telles que le nombre de jours restants avant le prochain contrôle technique ou avant la restitution d’un véhicule, mais aussi concernant des dysfonctionnements remontés par le système, tel que des consommations de carburant anormales.

Ces alertes peuvent être intégralement paramétrées en fonction des besoins.