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Le Spend Management : une gestion efficace des données de dépenses

Le Spend Management : une gestion efficace des données de dépenses

Place à la smart entreprise et à sa suite logicielle intelligente : Intelligence Artificielle, machine learning. De plus en plus de tâches et d’opérations chronophages et sans valeur ajoutée sont ainsi automatisées, avec comme objectif le recentrage des collaborateurs sur leur métier et la préservation de leur motivation. Dans ce contexte d’optimisation des performances tous azimuts, l’un des challenges majeurs est celui du contrôle efficace des dépenses.

L’avènement de la smart entreprise :

Aujourd’hui, 50% des PME considèrent positivement l’apport de la technologie. Une proportion qui grimpe à 66 % dans les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire). Ainsi apparaît le concept de smart entreprise, qui se traduit par l’adoption et le déploiement de solutions d’Intelligence Artificielle et d’apprentissage machine offrant une plus grande flexibilité. Le but est toujours le même : la délivrance de la meilleure expérience aux clients comme aux collaborateurs, la simplification et l’automatisation des process et l’exploitation de tous les vecteurs d’innovation. Ces objectifs stratégiques sont aujourd’hui soutenus par des solutions technologiques interconnectées dont les données générées sont analysées avec de plus en plus de précision et de détails..

Le Spend Management ou contrôle des dépenses, est assurément une discipline décisive, puisque c’est elle qui va permettre l’évaluation des performances de l’organisation, de ses activités et du ROI de ses investissements.

En prenant en compte toutes les bases de données d’où qu’elles proviennent (SIRH, notes de frais, fournisseurs, etc.).

La maîtrise des dépenses pour une meilleure transformation

La mise en oeuvre d’une politique de Spend Management répond à trois défis. Le premier est celui de la gestion et du management de chaque source de dépenses, en prenant en compte toutes les bases de données d’où qu’elles proviennent (SIRH, notes de frais, fournisseurs, etc.).

Le deuxième défi auquel répond le Spend Management est celui de donner à l’organisation la capacité d’analyse de chaque catégorie de dépenses, dans toutes leurs diversités.

Enfin, le Spend Management doit permettre à l’entreprise de bénéficier d’une vision globale et centralisée de toutes ses données et de l’agrégation intégrale des dépenses sur une même plate-forme.

L’agrégation et l’analyse des données, de plus en plus fines, offriront au système des capacités de prédiction et d’anticipation des dépenses

La collecte et la consolidation des données de dépense

Cette notion de plate-forme est essentielle. La collecte de l’information provenant de sources diverses dans et en dehors de l’organisation devient la clé.

Aider à la décision et à l’anticipation

Aujourd’hui, le temps de structuration et d’analyse pour faire un choix stratégique s’est énormément réduit. En procurant à l’entreprise une vision centralisée et intégrale de ses dépenses, le Spend Management va faciliter la prise de meilleures décisions dans des délais beaucoup plus rapides. Un DAF, par exemple, va dès lors quitter le rôle de gendarme et gardien de la dépense, pour épouser celui de facilitateur de business en interne. La direction des achats, pour sa part, pourra faire la démonstration de sa capacité, grâce aux outils qu’elle utilise, à missionner le bon collaborateur au bon endroit, avec le niveau de sécurité ad hoc et des frais de déplacement optimisés.

Aujourd’hui, le Spend Management est une approche facilitatrice des prises de décision des grandes directions de l’entreprise, il renforce en effet le contrôle sur leurs dépenses. Mais demain, les organisations basculeront dans l’ère du prédictif : l’agrégation et l’analyse des données de plus en plus fines, offrira au système des capacités de prédiction et d’anticipation des dépenses, pour ainsi mieux piloter financièrement l’entreprise en amont.